Chegou a hora de contar! Tudo o que você precisa saber sobre Controle e Inventário de Estoque
Chegou a hora de contar! Tudo o que você precisa saber sobre Controle e Inventário de Estoque
Pode parecer básico, mas muitas empresas sofrem prejuízos porque não tem um bom controle ou simplesmente não realizam um inventário de estoque adequadamente. Os motivos podem ser diversos: Falta de conhecimento, profissionais, equipamentos ou até mesmo de tecnologias para realizar o trabalho.
É provável que você tenha chegado até aqui procurando informações sobre: Como fazer inventário com códigos de barras? Ou Como fazer controle de estoque com código de barras?
O controle de estoque é fundamental para uma gestão eficiente e organizada, independentemente do tamanho da empresa ou da quantidade de produtos que devem ser armazenados, o inventário de estoque o ajudará a prevenir desperdícios, evitar produtos parados e manter suas prateleiras sempre abastecidas.
Continue por aqui e acompanhe os tópicos que listamos para você!
Neste conteúdo você vai ler:
O que é Inventário de estoque?
Simplificando… Inventário é um instrumento de Controle de Estoque, consiste na contagem de itens e determina quais produtos (Matérias-primas ou Produtos Acabados) estão:
- Disponíveis;
- Em excesso;
- Em falta;
- Com avarias ou impróprios para uso/venda.
Pode ser registrado de várias maneiras:
- Com papel e caneta (não recomendo, mas pode);
- Com planilhas eletrônicas (CSV ou arquivos de Excel);
- Com aplicações corporativas (como SAP, TOTVS, outros).
Pode ocorrer em diferentes ocasiões:
- Inventário anual;
- Inventário de estoque rotativo/cíclico;
- Inventário periódico.
Pode ser executado a partir de diversos dispositivos:
- Computadores ou Notebooks;
- Tablets e Smartphones;
- Leitores de códigos de barras ou Coletores de Dados.
Para que serve o Inventário de Estoque?
O inventário de estoque serve para determinar exatamente quais produtos estão em estoque e o volume de cada produto.
Com essas informações sua empresa saberá se deve comprar mais, quais produtos estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.
Muitas empresas fazem o controle de estoque apenas confrontando informações de Compras x Vendas. No entanto, esse tipo de gestão muitas vezes não reflete a realidade porque podem ocorrer perdas, furtos e desvios nos processos envolvidos.
Quem deve fazer o Inventário?
Toda a empresa que compra e vende produtos deve fazer inventários.
Aliás, toda empresa que possui controle de estoque deve, além de executar inventários, manter um livro (Registro de Inventário) para registrar, nele, tudo que está ou foi movimentado no estoque.
Mais informações sobre as obrigações das empresas em relação ao Livro de Registro de Inventário podem ser consultadas diretamente com a sua empresa de Contabilidade.
No Brasil, dois órgãos são muito importantes na regulamentação e padronização de inventários. Se quiser consultar, são eles:
- Conselho Federal de Contabilidade;
- Normas Brasileiras de Contabilidade.
Quais os Benefícios do Inventário?
O inventário de estoque traz diversos benefícios para a empresa, como por exemplo:
- Melhoria na gestão de estoque;
- Melhoria no atendimento ao cliente;
- Melhoria na organização do estoque;
- Redução de perdas;
- Redução de desperdícios;
- Redução de custos;
- Auxílio para atender requisitos da legislação;
- Aumento de produtividade;
- Maior precisão no planejamento de compras;
- Oportunidades de negócio;
- Melhor relacionamento com o cliente;
- Compreensão dos hábitos do cliente.
Quais os tipos de Inventário?
Conheça os 5 principais tipos de Inventário:
1. Inventário Geral
Contagem e identificação de todos os bens de uma organização, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.
2. Inventário Parcial ou Dinâmico
Contagem de uma parte específica dos bens de uma empresa. É o caso do controle dos estoques de um armazém, em que o foco está direcionado para um conjunto predeterminado de mercadorias, por exemplo.
3. Inventário Anual
Contagem dos bens de uma empresa ao final do chamado ano fiscal. O que, no Brasil, coincide com o calendário de janeiro a dezembro.
4. Inventário Rotativo
Contagens de estoques realizadas várias vezes: mensal, semanal ou diário.
5. Inventário Cíclico
Busca o ajuste periódico entre a quantidade de bens em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Logo, enquanto o inventário rotativo atende a necessidades administrativas, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico procura dar segurança à base de dados da empresa.
Quando fazer inventário de estoque?
É indicado fazer inventários periodicamente, entretanto a frequência depende de cada tipo de negócio. Planeje e execute!
Sua empresa deve fazer um inventário o mais rápido possível quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de produtos.
Sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário urgente:
- Produtos extraviados com frequência;
- Problemas na separação de produtos;
- Compras imprecisas.
Erros comuns
Você já deve ter se deparado com vários, listamos os mais comuns.
Não categorizar os produtos
Ao classificar os itens, as empresas devem levar em consideração diversos critérios, como: importância do item, a procura, a validade (caso possua), entre outros.
Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos
Cada item possui as suas particularidades, certo? Porém, às vezes o mesmo produto pode possuir diversas cores ou tamanhos, por exemplo. Por isso, para evitar erros, o ideal é padronizar a descrição dos produtos e descrevê-la o máximo possível para garantir o registro completo dos itens e permitir que as análises sejam feitas com mais precisão.
Deixar de acompanhar a sazonalidade
Deixar de acompanhar a sazonalidade e não estar preparado para os períodos de alta demanda pode fazer com que o negócio deixe de lucrar bastante. Por isso, é essencial que o controle de estoque considere todas as datas comemorativas e aumento na demanda.
Comprar mais ou menos produtos do que o necessário
É extremamente importante saber exatamente o que comprar e quando comprar. Lembre-se que: produto comprado a mais significa custos a mais de compra e manutenção e que poderiam ser evitados; e produto comprado a menos pode significar falta de disponibilidade e perda de faturamento, caso a demanda exija um estoque maior de determinado produto.
Não atualizar entradas e saídas em tempo real
Se a sua empresa não utiliza um software integrado que realiza a baixa automática de produtos. Busque por alternativas, uma delas é manter uma planilha (atualizada) para controle de estoque.
Deixar de fazer os lançamentos de forma correta é um erro que pode impactar não somente as vendas, mas também o inventário da empresa e o controle de caixa.
Não realizar inventários periódicos
Outro passo imprescindível para uma boa organização de estoque é realizar inventários periódicos para fazer o levantamento físico de todos os produtos presentes no seu estoque em determinado período.
Não utilizar tecnologias para simplificar as contagens
Sua empresa pode não ter um sistema para controlar o estoque, porém mesmo utilizando em uma planilha é possível usar os códigos de barras paras produtos para eliminar erros de digitação.
Tecnologias para identificar e coletar
Seus produtos já tem códigos de barras? Você identifica prateleiras ou posições de estoque? Sua empresa já tem um ERP ou WMS para controlar o estoque? Já usa ou usou algum dispositivo para te ajudar nessa jornada do inventário?
Existem vários equipamentos que podem te ajudar:
- Leitores de Códigos de Barras (com fio ou sem fio);
- Impressoras de etiquetas de Códigos de Barras;
- Tabletes Robustos;
- Coletores de dados (Barcode/RFID).
Se você ainda não conhece nada disso, nunca usou ou nunca ouviu falar. Comece lendo sobre os benefícios de usar Códigos de Barras? Eles são ótimos, veja porque:
- Os códigos de barras são frequentemente esquecidos como um método para cortar custos e economizar tempo. Uma escolha valiosa e viável para empresas que buscam melhorar a eficiência e reduzir despesas gerais, os códigos de barras são econômicos e confiáveis;
- Os códigos de barras eliminam a possibilidade de erro humano. A ocorrência de erros para dados inseridos manualmente é significativamente maior do que para códigos de barras. Uma leitura de código de barras é rápida e confiável e leva infinitamente menos tempo do que inserir dados manualmente;
- O uso de um sistema de código de barras reduz o tempo de treinamento dos funcionários. Leva apenas alguns minutos para dominar o leitor portátil para leitura de códigos de barras;
- Os códigos de barras são baratos para projetar e imprimir. Geralmente, eles custam apenas alguns centavos, independentemente de sua finalidade ou de onde serão colocados;
- Os códigos de barras são extremamente versáteis. Eles podem ser usados para qualquer tipo de coleta de dados necessária. Isso pode incluir informações de preços ou estoque;
- O controle de estoque melhora. Como os códigos de barras permitem rastrear o estoque com tanta precisão, os níveis de estoque podem ser reduzidos;
- Os dados obtidos por meio de códigos de barras estão disponíveis rapidamente. Essa velocidade garante que o tempo não seja desperdiçado na entrada ou recuperação de dados;
- Os códigos de barras promovem uma melhor tomada de decisão. Como os dados são obtidos com rapidez e precisão, é possível tomar decisões melhores.
Mais sobre as Tendencias?
Muita tecnologia gira sobre as operações de produção e armazenagem. Separamos dois artigos que avaliaram o mercado e falam das tendencias para os próximos anos. Dá uma olhada:
A Zebra Technologies encomendou um estudo de pesquisa global para analisar as tendências e os desafios que estão transformando as operações de armazenagem. O estudo pediu que 1.403 responsáveis por decisões de TI e operacionais dos setores de manufatura, transporte e logística, varejo, correio e entrega de encomendas e distribuição no atacado compartilhassem seus insights sobre as estratégias, atuais e planejadas, para a modernização de seus armazéns, centros de distribuição e centros de atendimento de pedidos no período de 2019 a 2024.
A Orderhive publicou “The Future of Warehouse Management System Latest Trends of 2021”.
Você pode conferir a matéria e saber mais sobre as visões da empresa para o Futuro do Gerenciamento de Armazéns:
- Warehouse Management Robots
- Drones for Warehouse Management System
- Smartphones for Warehouse Management System
- Real-Time Inventory Management for Warehouse Management System
- Wearable Computers for Warehouse Management Systems
- Smart Forklifts and Automated Vehicles
Tanto Orderhive quanto Zebra Technologies propõem caminhos para a modernização de processos de identificação e coleta de dados em Armazéns, Fábricas e Centros de Distribuição.
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Conte com a Proxion Solutions! Temos uma equipe especializada e certificada pelos principais fabricantes de soluções de mobilidade e identificação e captura automática de dados. Podemos ajudar na melhor forma de otimizar o seu processo de controle e inventário de estoque.
Saiba também que você não precisa adquirir os leitores, coletores, impressoras de etiquetas de códigos de barras. Esses dispositivos podem ser fornecidos para o seu processo de inventário em forma de serviço, ou seja, você pode optar pela LOCAÇÃO dos equipamentos. Quer saber mais, clique aqui!