6 Benefícios para se pensar na Locação de Dispositivos Móveis e Impressoras Térmicas
6 Benefícios para se pensar na Locação de Dispositivos Móveis e Impressoras Térmicas
Neste conteúdo você vai ler:
Comprar ou alugar equipamentos?
Vamos falar da Locação de Equipamentos, mais propriamente da Locação de Dispositivos Móveis e de Impressoras Térmicas. Também conhecida como Outsourcing, HaaS – Hardware as a Service (Hardware como Serviço), ou ainda DaaS – Device as a Service (Dispositivo como Serviço). É um investimento em TI que se destaca no mercado brasileiro.
Em um cenário em que a concorrência cresce cada vez mais e as condições do ambiente externo como pandemia, custos, falta de insumos entre outros impactam o negócio de muitas empresas, é preciso estar atento às opções do mercado.
A locação é o aluguel de computadores, notebooks, tablets, leitores, coletores de dados, impressoras, entre outros equipamentos de TI, ao invés de adquiri-las. Portanto, não são necessários grandes investimentos pois trata-se de um custo mensal em contrato para a empresa.
Na compra efetiva de equipamentos de TI, as empresas buscam linhas de crédito que nem sempre ficam vantajosas, por exemplo um leasing comum. Além disso, há o custo de não se manter atualizado, já que após o ciclo de vida do produto não há atualizações ou peças de reposição.
Em resumo, a locação de equipamentos proporciona economia e mantém o parque de equipamentos atualizado. É o chamado OPEX em que a despesa é operacional e recorrente.
Ao locar equipamentos de TI você tem as seguintes vantagens:
Vantagens e Benefícios de Locar Equipamentos
1. Economia
Como acabamos de falar, a economia é o maior benefício que a locação de equipamentos proporciona, pois não é necessário adquirir os equipamentos que vão compor o parque de dispositivos móveis e impressoras.
Quando se tem necessidade de um grande número de equipamentos, o investimento é de grande impacto (CAPEX) e as empresas recorrem à linhas de crédito para não comprometer o fluxo de caixa. O risco é que esse financiamento leve a um endividamento a longo prazo.
Ao investir no aluguel de dispositivos, é fácil prever o orçamento. O custo mensal é mais baixo porque você está adquirindo uma licença de uso e não em um ativo, a empresa vai investir exatamente aquele valor todo mês, tanto para utilizar as máquinas quanto para garantir as suas atualizações e bom funcionamento.
E ainda, a empresa pode fazer a expansão do parque tecnológico gradativamente, apenas ajustando o contrato de locação.
Como as despesas de aluguel não são consideradas passivas do balanço patrimonial, consegue-se preservar o poder de empréstimo da sua empresa para novos projetos.
2. Abatimento e deduções fiscais
Como percebe-se acima, a locação é contabilizada como OPEX (gastos operacionais) ao invés de CAPEX (investimentos).
Quando a empresa compra seus dispositivos móveis, por exemplo, é preciso levar em consideração no custo de aquisição vários fatores como: tempo do usuário aguardando manutenção no aparelho, compra de peças de reposição e contratação de empresa de assistência técnica, gerenciamento do contrato de manutenção, tempo de configuração para colocar o equipamento em produção, entre outros. Na locação de equipamentos de TI, a fatura do aluguel é o único elemento considerado, facilitando bastante o controle contábil.
Ao locar seus equipamentos, fica permitido o abatimento na base de cálculo do Imposto de Renda (IR) para empresas com regime tributário “Lucro Real”, porque o aluguel entra como uma despesa. Empresas que também estão no regime não cumulativo do PIS/COFINS podem, ainda, obter um crédito sobre eles, além da dedução do Imposto de Renda.
Um outro benefício é a disponibilidade para novos investimentos, pois quando você compra ao invés de alugar, o capital fica indisponível para ser usado em outros projetos, impedindo a concretização de oportunidades que possam aparecer.
3. Atualização Tecnológica de dispositivos móveis
Não só na área de mobilidade e identificação de dados, mas no mercado de TI em geral, sempre surgem novidades e atualizações tecnológicas e as empresas precisam manter-se atualizadas e em conformidade com a evolução. Os dispositivos tornam-se obsoletos em pouco tempo e a preocupação fica por conta da utilização de equipamentos defasados e sem atualizações, que podem levar a não conformidade e riscos à segurança.
Ao fazer a opção por um contrato de locação, a empresa tem a grande vantagem do acesso a equipamentos modernos e constantemente atualizados. São oferecidas as últimas versões de hardware e software, o que garante uma melhor performance e agilidade nos processos, e também segurança das informações, essencial para as empresas de todos os portes.
Fazer alterações no contrato de locação, como comentado antes, não é complexo. Através de um ajuste no contrato é possível periodicamente trocar as máquinas, fazendo upgrades. Diferentemente de quando os equipamentos são comprados, já que, nesse caso, modernizar a infraestrutura exige novas aquisições.
4. Manutenção de Equipamentos
Todo produto de TI adquirido tem seu tempo de garantia, mesmo que ilimitado, a garantia é encerrada com o fim do ciclo de vida do produto. Não é raro que ao final da garantia os equipamentos começam a apresentar defeitos.
No caso da locação, a vantagem está no fato de o serviço de manutenção estar vinculado ao contrato. Sendo assim, a assistência técnica não tem um prazo para terminar e se mantém válida enquanto o contrato estiver ativo.
Outro ponto a se preocupar, é o tempo de ociosidade, ou seja, o tempo em que se envia o equipamento para manutenção e a sua efetiva volta à operação. Nestes casos, a empresa locadora substitui o equipamento, minimizando o tempo ocioso do funcionário e eliminando os custos de reparação, se previsto em contrato. Em resumo, caso você contrate o aluguel de dispositivos móveis e algum equipamento esteja danificado, a empresa responsável pela locação substituirá imediatamente o aparelho para evitar prejuízos decorrentes da ociosidade.
Ao se beneficiar de um contrato de locação com manutenção, você se livra dos chamados avulsos caros e sem garantia de atendimento rápido. A continuidade da sua operação nem sempre pode esperar pelo diagnóstico e reparo após a abertura de um chamado.
Uma dica de leitura é o post “Serviços de Manutenção – Devo buscar um contrato profissional preventivo e sob medida ou atendimento avulso emergencial?”, que analisa o fato de que muitas empresas recorrem a serviços avulsos, mas recorrer a um reparo ou solução na hora que acontece o problema, com certeza, tem um custo maior que um investimento planejado e viabilizado com um contrato de serviços sob demanda.
Também não há preocupação com a aquisição e estoque de peças sobressalentes para casos de backup. Outro benefício é a facilidade de gerenciamento do parque de equipamentos, pois o controle é incluso no contrato de locação como serviços agregados.
5. Maior Produtividade
Os resultados da empresa são otimizados ao se investir em um contrato de locação, devido a preservação da produtividade. Não há indisponibilidade, descontinuidade e falta de suporte técnico dos equipamentos.
Não há indisponibilidade porque se pode contar com um grande número de dispositivos para as equipes, otimizando e integrando processos juntamente com uma interação mais ágil entre colaboradores. E, caso um equipamento tenha problemas, ao acionar seu parceiro, um novo estará disponível de acordo com as condições do contrato.
Os fabricantes podem deixar de oferecer atualizações ou simplesmente decretar o fim de vida do produto. Nesse caso, seu parceiro terá produtos para a substituição com produtos atualizados de acordo com o contrato firmado.
No contrato de aluguel, além de manter os equipamentos à sua disposição, seu parceiro precisa prover um serviço de suporte técnico para garantir que sua empresa tenha todos os equipamentos funcionando perfeitamente.
Outro benefício é que caso necessite de equipamentos por um período de tempo, para um evento ou um projeto, como um processo de inventário ou um apontamento em campo específico, um contrato de locação reduz o custo final de projeto. Nesse caso seria desperdício comprá-los, pois apresentam fins temporários.
6. Disponibilidade Imediata
Todo equipamento é de responsabilidade de seu parceiro contratado, ou seja, o mau funcionamento de um deles deve ser sanado imediatamente, seja por meio da manutenção ou substituição. De toda forma, a disponibilidade é imediata.
Os equipamentos serão rapidamente preparados e disponibilizados, a fim de agilizar seu processo de trabalho. A locação de equipamentos de TI é a solução ideal, pois sua necessidade será resolvida instantaneamente.
Um ponto de atenção é de que seu contrato de locação não só garanta a substituição imediata em caso de problemas, mas que o dispositivos móveis substitutos, por exemplo, estejam em condições de operação imediata, ou seja, o equipamento já pronto e em operação em seu processo com todas as configurações e perfis padrões necessários.
A importância de um parceiro capacitado para seu contrato de locação de dispositivos móveis
Todas essas vantagens e benefícios comprovam a excelente estratégia para sua empresa na locação de equipamentos.
Porém, é essencial fechar contrato com uma empresa integradora de soluções consolidada no mercado de atuação, com equipe capacitada pelos principais fabricantes e credenciada pelos mesmos. Somente assim, você tem a certeza de que será atendido por especialistas e que serão cumpridos todos os itens de contrato.
O prestador do serviço vai entender as suas reais necessidades, a fim de oferecer não só um simples contrato de locação, mas um serviço sob medida e de alto nível para a continuidade de seu negócio.
Dentro do contrato de locação é recomendável incluir manutenção preventiva, com ações periódicas para evitar ou prorrogar que apareçam as falhas nos dispositivos, e manutenção corretiva, com ações que identificam o problema e que podem ser resolvidas de forma mais rápida, como uma formatação, atualização de firmwares, atualização de patches de segurança etc.
Para dispositivos como impressoras térmicas, troca de roletes e cabeças de impressão também podem ser feitos como manutenção corretiva, há a possibilidade de se incluir itens como: baterias para coletores, docas e carregadores.
Também como já comentado, é importante incluir a comodidade do equipamento voltar pronto para o uso na operação, com todas as configurações e perfis.
Além disso, seu prestador de serviço pode oferecer o gerenciamento dos dispositivos, em que se mantém uma espécie de inventário, com quem e em qual condição encontram-se os dispositivos de seu processo crítico de negócio.
Como e Onde Locar Dispositivos Móveis e Impressoras de Etiquetas
A contratação do serviço de aluguel de coletores, impressoras térmicas ou outros equipamentos é muito mais fácil e bem menos arriscado que a compra de ativos.
A burocracia é menor, pois não há maiores exigências como em uma aquisição financiada. Além disso, o contrato pode ser facilmente adaptado às novas necessidades. Por exemplo: é mais barato contratar serviço de terceirização de impressão, que comprar impressoras, ou ainda, contratar um serviço de integração de dispositivos móveis, que comprar leitores, coletores de dados, impressoras térmicas de etiquetas etc.
Uma dica é buscar fornecedores que trabalhem com fabricantes que investem em tecnologia e que possuem um roadmap adequado às demandas do mercado, já que as atualizações tecnológicas são constantes.
Se pensa em fazer um contrato de locação de dispositivos móveis, recomendamos fortemente que exija fabricantes como Zebra, Honeywell, Chainway, Sewoo e Postek de seu fornecedor de outsourcing.
Podemos concluir que são muitos os benefícios que justificam a Locação de Equipamentos como Leitores, Coletores de Dados e Impressoras Térmicas. É compreensível, pois as empresas buscam resolver suas demandas nos processos contratando seu hardware como serviço. Não só o fornecimento dos equipamentos e pronta reposição, mas com serviços agregados que dão valor e produtividade às suas operações.
Se sua empresa tem processos com dispositivos móveis, considere essa possibilidade. Conte com a Proxion Solutions, uma empresa com 18 anos de atuação com tecnologia de mobilidade, identificação e captura automática de dados por códigos de barras e RFID, credenciada e capacitada pelos maiores fabricantes como Zebra, Honeywell, Chainway, Sewoo e Postek.
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